À peine êtes-vous arrivés sur la plage ou à la montagne que Widactic vous incite déjà à préparer votre rentrée. Quelle idée !

Mais après tout, pourquoi pas ? Vous vous préparez petit à petit pour éviter le changement trop brutal de la rentrée entre détente et travail.

En 5 minutes par semaine, Widactic vous propose 7 étapes pour une rentrée avec vos formations organisées tranquillement.

Le temps d’une pause bain de soleil, ou d’un break dans votre randonnée et vous aurez les clefs primordiales pour revenir zen, dans la salle de formation.

Bonne lecture et bonne préparation de votre rentrée !

Immersion et observation : une phase incontournable

Prenez une journée, voire deux, pour vous immerger dans l’environnement de vos futurs stagiaires. Vous pourrez découvrir leur quotidien professionnel, comprendre leur rôle et déceler ou « ressentir » des difficultés non évoquées. Vous obtiendrez ainsi une vision « informelle » et sans filtre des forces et faiblesses de vos futurs participants.

Par exemple, écoutez des échanges entre les stagiaires et leurs clients. Sont-ils à l’aise dans leur communication ? Quel est le niveau de qualité de la relation avec le client ? Quels sont les problèmes récurrents ? Et les clients, comment réagissent-ils ? Ces observations vous permettront de cerner des besoins non exprimés avant la formation, de comprendre le métier et de vous enrichir du vocabulaire spécifique de la profession.

Rencontrer vos stagiaires avant le jour J, permet aussi de dédramatiser une formation mal « vendue » en interne, ou de lever des doutes sur le déroulement ou le contenu du programme. Ces premiers échanges sur le lieu de travail sont un investissement qui permet de gagner la confiance des futurs stagiaires, d’économiser du temps et d’amener plus rapidement le groupe vers sa capacité de travail optimum.

Widactic accorde une telle importance à cette phase d’observation et d’écoute, que l’immersion est systématiquement offerte avec nos propositions de formation.

S’entretenir avec le manager ou le responsable de la formation

C’est prouvé et vérifié à mainte reprise. L’implication du manager est un facteur déterminant dans le processus d’appropriation des messages diffusés lors des sessions et dans leur mise en œuvre.

Prenez le temps d’échanger avec les managers ou les responsables de l’entreprise pour détailler la demande de formation et faire préciser les objectifs pédagogiques visés.

Selon la situation ou la complexité de la demande, vous pourrez rédiger un questionnaire à destination des managers et des stagiaires, qui vous donnera une vision « formelle » des attentes de part et d’autre.

Utilisez les informations récoltées comme ressource

Lors de la conception de votre programme, ne considérez pas les informations recueillies (vos notes personnelles ou les questionnaires) comme de simples indications, mais bien comme une ressource pédagogique. La prise en compte du public et de son environnement est fondamentale dans la construction d’un parcours de formation efficace, c’est la première étape de l’ingénierie pédagogique.

Vous allez donc bâtir un programme basé sur ce que vous avez « vécu » et appris lors de votre immersion. Et peu importe si une règle impose de placer un jeu ou un exercice à telle ou telle étape. La seule question à se poser est : « est-ce que ça sert mon objectif pédagogique final ? ». Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à contourner cette règle.

L’essentiel est de considérer le profil des apprenants dans la construction de votre progression pédagogique, et d’avancer en gardant l’objectif final comme fil rouge.

Si vous prenez le temps de bien faire ce travail d’identification et d’analyse du public, vous avancerez beaucoup plus rapidement pour faire les bons choix de contenus, de supports pédagogiques, et d’activités.

La réussite d’une formation repose sur :

• L’implication personnelle des managers dans le processus de création, dans le suivi du programme et dans sa mise en application in situ. C’est cette implication qui valorise la formation aux yeux des équipes et en démontre l’importance.

• Une adaptation de l’animateur à chaque groupe. Un vieux briscard de la formation disait souvent : « Les programmes de formation sont faits pour ne pas être suivis à la lettre« . La règle indéfectible est de s’adapter au groupe (tout en gardant l’objectif pédagogique en perspective), non pas de suivre un PowerPoint. Ce n’est pas aux apprenants de s’adapter au programme, mais bien à l’animateur de savoir jongler avec habileté entre les étapes de son programme, ou de faire l’impasse sur un sujet s’il l’estime hors contexte.

Les managers veulent assister la formation. Que faire ?

Il est fréquent de voir des managers vouloir suivre la formation avec leurs équipes. C’est une demande légitime que l’on peut pas leur reprocher; elle démontre leur volonté de s’impliquer dans le processus de formation. C’est bien ce que l’on cherche non ?

Il est également important que les managers soient informés des messages passés lors de la formation pour éviter de diffuser des consignes paradoxales à leurs équipes.

Cependant, intégrer dans la formation les managers avec leurs équipes présente des risques. Le plus évident étant la liberté de parole qui se trouvera inévitablement bridée; en présence d’un responsable, les stagiaires vont esquiver les sujets sensibles, même si le manager se veut décontracté, ouvert à tous les sujets et proche de ses équipes, les échanges en souffriront quoi qu’ils disent.

Or, la liberté de parole est indispensable notamment lors du démarrage du groupe (nous aborderons ce sujet plus en détail à l’étape 5). À ce stade, l’animateur doit favoriser la prise de parole de tous et encourager l’expression libre et sans jugement du groupe. Cette expression créera les condition de la confiances avec l’animateur, et le groupe trouvera son mode de fonctionnement optimum.

La crainte de s’exprimer librement peut aussi nuire à l’efficacité d’activité comme le « brainstorming » ou l’identification et la résolution de problème qui, par nature, sont basées sur une expression franche.

Alors, comment faire ? La solution idéale, quand elle est possible, est d’organiser une session pour un groupe de manager, et leur faire vivre à l’identique la formation que suivront leurs équipes. Ils seront ainsi rassurés sur le contenu et informé des messages prioritaires diffusés lors des sessions.

Dans tous les cas, il est recommandé qu’à la fin de chaque session de formation, le manager participe au débriefing de clôture et recueille les avis et retours de son équipe sur la formation qu’ils viennent de suivre.

Pour conclure, on peut résumer les composants gagnant par :

Observer + Échanger + Questionner + S’interroger + Planifier + S’adapter = Réussir !

La prochaine fois, pour l’étape 2 de notre série, nous aborderons le lieu de la formation.

En attendant, profitez bien de vos vacances !

AMB