Étape 2 : Je maîtrise le lieu de la formation
Afin d’éviter les mauvaises surprises du jour J, renseignez-vous sur la salle dans laquelle vous allez animer pour vous assurer de :
- La disponibilité d’un projecteur et son emplacement (sur une table ou accroché au plafond).
- La superficie de la salle. Est-elle compatible avec le type d’animation que vous avez prévu ?
- La présence du WiFi si besoin et des codes de connexion.
- La présence d’un paperboard (AVEC du papier) ou bien d’un tableau blanc. Notez bien la différence en choisissant les feutres pour votre formation.
- La configuration de la salle. Croyez-le ou non, j’ai déjà animé dans une salle avec une énorme colonne beau milieu ! Ouf, heureusement que je le savais à l’avance.
Renseignez-vous aussi sur le réglage de la température et l’aération (pandémie oblige). Rien de pire qu’une salle surchauffée ou sous-chauffée pour perdre votre public.
Une des pires formations que j’ai jamais vécues s’est déroulée au dernier étage d’un entrepôt sous un toit en bardage métallique par temps de canicule !
J’ai bien sûr aménagé le programme aux conditions climatiques, mais je peux vous dire que malgré tout, on avait tous besoin de pauses plus fréquentes.
L’agencement de la Salle
Il y a 5 principales configurations :
- En salle de classe
- Disposition en théâtre
- En forme de U
- En plusieurs tables rondes
- En conférence
Chacune de ces dispositions offre des avantages et des inconvénients.
La disposition en salle de classe
👍
- Adaptée pour une présentation descendante, sans échanges entre les stagiaires et peu d’interaction avec le formateur.
- Permet d’accueillir dans une petite salle un nombre optimum stagiaire.
👎
- Agencement inadapté pour les travaux en sous-groupes ou les jeux de rôle.
- Difficulté pour se déplacer parmi les stagiaires. Si vous avez la bougeotte en formation, cette disposition est une entrave pour vous.
- Est vécue comme infantilisante, car elle nous renvoie à la scolarité et encourage une attitude passive.
La disposition en théâtre
👍
- À privilégier pour les présentations descendantes comme les conférences, exposés, présentations…
- Offre une bonne visibilité des vidéos/diapos et de l’orateur.
👎
- Inadaptée aux échanges entre participants.
- Ne facilite pas la prise de notes (prévoir si possible des sièges avec tablette).
- Comme la disposition en salle de classe, elle favorise la passivité de l’auditoire.
La disposition en U
👍
- C’est LA configuration pour une animation dynamique et interactive.
- Elle favorise les échanges entre les participants et se prête aux ateliers et travaux en sous-groupes.
- Elle permet au formateur de se déplacer aisément dans l’espace et de « rentrer dans le U » pour faciliter le contact visuel avec les participants.
👎
- On cherche encore !
La disposition en tables rondes
👍
- Idéale pour les travaux en sous-groupes.
- Facilite les échanges entre les stagiaires.
- Place les participants sur un pied d’égalité.
👎
- Certains stagiaires se tournent obligatoirement le dos.
- Les éléments de présentation ne sont pas forcément visibles par tous.
- Agencement réservé aux ateliers pratiques ou à une salle de sous-commission.
La disposition en salle de conférence
👍
- Permet à tous les participants de se voir et d’échanger facilement.
👎
- Impossibilité pour le formateur de circuler parmi les participants.
- Inadaptée aux activités en sous-groupe et aux jeux de rôles.
- Configuration trop très formelle. Les participants autour de la table peuvent se sentir dans une réunion comme une autre. Or, la formation est l’occasion pour sortir du cadre. et « think outside of the box » (en vieux français dans le texte).
Comment organiser la salle ?
En arrivant en avance sur le lieu de formation, vous préparerez mieux votre animation autour des contraintes éventuelles de la salle.
Si vous avez la possibilité de l’aménager vous-même, l’idéal est de créer la disposition en U car c’est l’agencement qui convient le mieux à la majorité des formations. Elle est donc à privilégier.
Subir des incidents lors d’une animation, fais perdre du temps, détourne l’attention des participants et donne l’impression d’être « perdu ».
Prévoyez des prises et des raccords VGA ou HDMI ainsi que des adaptateurs pour les possesseurs de Mac. Il faut également penser aux piles (ou mieux encore des batteries rechargeables) pour la télécommande du projecteur. Vous constaterez vite que c’est plus facile et bien moins risqué que de poser une chaise sur une table pour atteindre les commandes du projecteur fixé au plafond.
Toutes ces petites précautions vous permettront d’attendre sereinement l’arrivée des participants.
Pendant cette période de crise sanitaire :
- Prévoyez du gel hydroalcoolique et des lingettes antiseptiques (on en trouve aujourd’hui biodégradable et écologique).
- Pensez aux visières transparentes pour favoriser la communication non verbale. Voir les visages et les réactions des stagiaires est un plus tant pour vous que pour le groupe. On les trouve facilement sur le net pour une somme modique.
À la semaine prochaine pour l’étape 3 : Je réussis mes formations.
AMB
